Este término se refiere a las compras realizadas sin el conocimiento explícito de la organización, generalmente a través de canales no autorizados o sin la visibilidad de los sistemas de gestión tradicionales.
En este artículo, exploraremos en detalle qué es el dark purchasing, sus causas, implicaciones y cómo las empresas pueden abordar este desafío para mejorar la transparencia y eficiencia en sus procesos de compras.
Origen y definición del Dark Purchasing
El dark purchasing se origina en la falta de control y visibilidad sobre ciertos gastos dentro de una organización. A menudo, estas compras se realizan fuera de los sistemas de gestión de compras oficiales, como los sistemas ERP o las plataformas de gestión de proveedores. Esto significa que estas compras no son registradas ni aprobadas por los canales oficiales, lo que genera una serie de problemas para la organización.
Causas que pueden originar el Dark Purchasing:
Existen varias razones por las cuales el dark purchasing puede proliferar en una organización:
⚫ Falta de procesos estandarizados: la ausencia de políticas claras y procesos estandarizados para las compras puede llevar a que los empleados busquen alternativas más rápidas o convenientes fuera de los canales oficiales.
⚫ Presión de tiempo: en situaciones donde los plazos son ajustados, los empleados pueden optar por realizar compras directamente para evitar la burocracia de los procedimientos formales.
⚫ Desconocimiento o capacitación insuficiente: si los empleados no están bien informados sobre los procedimientos de compras adecuados o no tienen acceso a la formación necesaria, es más probable que recurran a métodos no autorizados.
⚫ Falta de control y supervisión: sin mecanismos de control y supervisión efectivos, las compras no autorizadas pueden pasar desapercibidas fácilmente.
Implicaciones del Dark Purchasing:
El dark purchasing puede tener varias implicaciones negativas para una organización:
🔵 Riesgos financieros: la falta de control sobre las compras puede resultar en gastos excesivos, pérdidas económicas y dificultades para gestionar el presupuesto de manera efectiva.
🔵 Problemas de cumplimiento: las compras no autorizadas pueden llevar a incumplimientos de normativas internas o externas, lo que podría resultar en sanciones legales o contractuales.
🔵 Ineficiencias operativas: las compras realizadas fuera de los sistemas oficiales pueden interrumpir la cadena de suministro, provocar duplicación de pedidos y afectar la calidad de los bienes o servicios adquiridos.
🔵 Falta de transparencia: sin una visión clara de todas las transacciones, es difícil para la administración tener una imagen precisa de los gastos y optimizar la toma de decisiones.
Cómo abordar el Dark Purchasing:
Para mitigar los riesgos asociados con el dark purchasing, las organizaciones pueden implementar varias estrategias, aquí te presentamos 5 que consideramos importantes:
- Establecer políticas claras: desarrollar y comunicar políticas de compras claras y comprensibles que especifiquen los procedimientos adecuados y las consecuencias de no seguirlos.
- Capacitación: asegurarse de que todos los empleados comprendan la importancia de seguir los procedimientos establecidos y proporcionar la formación necesaria para cumplir con estas políticas.
- Implementar sistemas de control: utilizar herramientas tecnológicas como plataformas de gestión de compras que ofrezcan visibilidad y control sobre todas las transacciones, asegurando que todas las compras se realicen a través de canales autorizados.
- Auditorías regulares: realizar auditorías periódicas para identificar y abordar cualquier incidencia de dark purchasing, así como para verificar el cumplimiento de las políticas establecidas.
- Fomentar una cultura de transparencia: promover una cultura organizacional que valore la transparencia y la responsabilidad, incentivando a los empleados a seguir las políticas y reportar cualquier irregularidad.
El dark purchasing representa un desafío significativo para las organizaciones, ya que puede comprometer tanto la eficiencia operativa como la integridad financiera. Sin embargo, mediante la implementación de políticas claras, la capacitación adecuada, y el uso de tecnologías avanzadas, las empresas pueden mitigar estos riesgos y asegurar una gestión de compras más transparente y eficaz. Al abordar de manera proactiva este fenómeno, las organizaciones no solo mejorarán su control financiero, sino que también fortalecerán la confianza y la colaboración dentro de su estructura operativa.
