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Compliance en las áreas de Compras y Abastecimiento de las empresas: mejores prácticas y actividades clave.

El compliance, se ha convertido en una piedra angular para las empresas que desean operar de manera ética y sostenible. En particular, las áreas de compras y abastecimiento de una empresa son de vital importancia, ya que están directamente vinculadas con la adquisición de bienes y servicios, y cualquier falta de compliance en estas áreas puede tener implicaciones legales y reputacionales significativas. A continuación, exploraremos algunas actividades clave para garantizar el compliance en estas áreas y proteger el buen nombre y éxito de una empresa.

1. Desarrollo de una Política de Compras y Abastecimiento:

Una política sólida es el punto de partida para el compliance. Esta política debe establecer los principios y pautas que rigen las actividades de compras y abastecimiento en la empresa. Debe abordar temas como la selección de proveedores éticos, la prevención de conflictos de interés, la evaluación y mitigación de riesgos, así como los estándares de calidad y sostenibilidad que se esperan de los proveedores.

2. Proceso de debida diligencia de proveedores:

Realizar una revisión exhaustiva de los proveedores potenciales y existentes es una actividad fundamental para mitigar riesgos y garantizar el compliance. Esto implica investigar la reputación, historial y prácticas comerciales de los proveedores, especialmente en relación con temas de ética, corrupción y sostenibilidad.

3. Establecimiento de contratos sólidos:

Los contratos de compras y abastecimiento deben reflejar los términos acordados, incluidos los aspectos legales, éticos y de cumplimiento. Deben incluir cláusulas relacionadas con la conformidad con las leyes y regulaciones aplicables, así como la responsabilidad en caso de incumplimiento.

4. Capacitación y concientización del personal:

El personal involucrado en el proceso de compras y abastecimiento debe recibir capacitación regular sobre políticas y procedimientos de compliance. La concientización sobre los riesgos potenciales y las consecuencias del incumplimiento es esencial para fomentar una cultura de cumplimiento en toda la organización.

5. Monitoreo y auditoría continua:

Es crucial llevar a cabo un monitoreo constante de las actividades de compras y abastecimiento para identificar posibles desviaciones o comportamientos no éticos. Las auditorías periódicas permiten evaluar la eficacia de los controles de compliance existentes y detectar oportunidades de mejora.

6. Evaluación de riesgos y plan de contingencia:

Una evaluación regular de los riesgos asociados con las actividades de compras y abastecimiento ayuda a la empresa a estar preparada para abordar situaciones inesperadas. Se debe desarrollar un plan de contingencia para manejar riesgos potenciales y evitar posibles sanciones legales o daños a la reputación.

7. Colaboración con proveedores:

Mantener una relación abierta y transparente con los proveedores es clave para el compliance. Alentar a los proveedores a cumplir con altos estándares éticos y de sostenibilidad, y trabajar juntos para resolver problemas de compliance, puede fortalecer la cadena de suministro y mejorar la imagen de la empresa.

Adoptar soluciones tecnológicas en el proceso de compras y abastecimiento, permite cumplir con algunas de estas prácticas, como por ejemplo, digitalizar el enrolamiento de proveedores, las licitaciones y el proceso completo de las solicitudes, cotizaciones, adquisiciones y emisión de órdenes de compra garantiza una transparencia, trazabilidad y control de manera sencilla y completamente auditable.

¿Se nos ha quedado alguna en el tintero? ¿En tu empresa aplican alguna de estas medidas que ayudan a lograr el compliance del área?

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Es una estructura que permite a las organizaciones evaluar y comprender su nivel de sofisticación y eficacia en las actividades relacionadas con las compras y la gestión de proveedores. Se basa en una serie de etapas que representan diferentes niveles de desarrollo y excelencia en la función de compras.

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