El compliance, se ha convertido en una piedra angular para las empresas que desean operar de manera ética y sostenible. En particular, las áreas de compras y abastecimiento de una empresa son de vital importancia, ya que están directamente vinculadas con la adquisición de bienes y servicios, y cualquier falta de compliance en estas áreas puede tener implicaciones legales y reputacionales significativas. A continuación, exploraremos algunas actividades clave para garantizar el compliance en estas áreas y proteger el buen nombre y éxito de una empresa.
1. Desarrollo de una Política de Compras y Abastecimiento:
Una política sólida es el punto de partida para el compliance. Esta política debe establecer los principios y pautas que rigen las actividades de compras y abastecimiento en la empresa. Debe abordar temas como la selección de proveedores éticos, la prevención de conflictos de interés, la evaluación y mitigación de riesgos, así como los estándares de calidad y sostenibilidad que se esperan de los proveedores.
2. Proceso de debida diligencia de proveedores:
Realizar una revisión exhaustiva de los proveedores potenciales y existentes es una actividad fundamental para mitigar riesgos y garantizar el compliance. Esto implica investigar la reputación, historial y prácticas comerciales de los proveedores, especialmente en relación con temas de ética, corrupción y sostenibilidad.
3. Establecimiento de contratos sólidos:
Los contratos de compras y abastecimiento deben reflejar los términos acordados, incluidos los aspectos legales, éticos y de cumplimiento. Deben incluir cláusulas relacionadas con la conformidad con las leyes y regulaciones aplicables, así como la responsabilidad en caso de incumplimiento.
4. Capacitación y concientización del personal:
El personal involucrado en el proceso de compras y abastecimiento debe recibir capacitación regular sobre políticas y procedimientos de compliance. La concientización sobre los riesgos potenciales y las consecuencias del incumplimiento es esencial para fomentar una cultura de cumplimiento en toda la organización.
5. Monitoreo y auditoría continua:
Es crucial llevar a cabo un monitoreo constante de las actividades de compras y abastecimiento para identificar posibles desviaciones o comportamientos no éticos. Las auditorías periódicas permiten evaluar la eficacia de los controles de compliance existentes y detectar oportunidades de mejora.
6. Evaluación de riesgos y plan de contingencia:
Una evaluación regular de los riesgos asociados con las actividades de compras y abastecimiento ayuda a la empresa a estar preparada para abordar situaciones inesperadas. Se debe desarrollar un plan de contingencia para manejar riesgos potenciales y evitar posibles sanciones legales o daños a la reputación.
7. Colaboración con proveedores:
Mantener una relación abierta y transparente con los proveedores es clave para el compliance. Alentar a los proveedores a cumplir con altos estándares éticos y de sostenibilidad, y trabajar juntos para resolver problemas de compliance, puede fortalecer la cadena de suministro y mejorar la imagen de la empresa.
Adoptar soluciones tecnológicas en el proceso de compras y abastecimiento, permite cumplir con algunas de estas prácticas, como por ejemplo, digitalizar el enrolamiento de proveedores, las licitaciones y el proceso completo de las solicitudes, cotizaciones, adquisiciones y emisión de órdenes de compra garantiza una transparencia, trazabilidad y control de manera sencilla y completamente auditable.
¿Se nos ha quedado alguna en el tintero? ¿En tu empresa aplican alguna de estas medidas que ayudan a lograr el compliance del área?
