Mejores Prácticas en la Gestión de Compras: Ahorro, Eficiencia y Protección Contra Fraudes

Mejores Prácticas en la Gestión de Compras: Ahorro, Eficiencia y Protección Contra Fraudes

La experiencia mundial reafirma la necesidad de adoptar mejores prácticas en la gestión de compras incorporando tecnología al proceso para maximizar el ahorro, obtener ganancias de eficiencia y crear resguardos ante fraudes.

El gasto de una compañía, excluyendo su planilla de remuneraciones, está determinado por las adquisiciones de bienes y servicios requeridas para operar. Es indispensable, por ende, transitar a paso seguro en cada etapa de este ciclo. Implementar la mejor solución para el abastecimiento conlleva a resultados evidentes, con ahorros en compras de hasta un 15%, de acuerdo a los 15 años de experiencia de Senegocia.

Cuando el desafío de una empresa es optimizar sustancialmente su desembolso, marca la diferencia introducir las mejores prácticas. Entre estas, destacan:

  • Contar con maestros de productos y servicios.
  • Proveedores actualizados.
  • Licitaciones y cotizaciones frecuentes.
  • Evaluar proveedores
  • Poseer contratos marco en mayor número de compras.
  • Verificar coincidencia entre factura recibida, su orden de compra y su pago.
  • Externalización de funciones operativas de compra a profesionales especialistas.
  • Normativa clara con protocolos establecidos para el proceso de compras.

A nivel internacional, las firmas que han hecho suya las mejores prácticas exhiben un 85% de sus adquisiciones vía licitación y plasmadas en un contrato marco; el 12% se cotizan en forma permanente y apenas el 3% son directas a un proveedor definido o “a dedo”, opción reservada para casos de emergencia. Esta proporción, sin embargo, es exactamente inversa en buena parte de las compañías chilenas que analizamos a diario.

El ahorro monetario no es el único beneficio. Incorporar tecnología e innovación en el abastecimiento también genera sustanciales ganancias de eficiencia, de hasta un 40% entre clientes de Senegocia. Ello, amén de factores como la externalización de funciones propias a la operación de compras, menores tiempos para adquisiciones, y la recepción al momento y en la cantidad estipulada de bienes y servicios.

La importancia del “Compliance” en las compras de la empresa

Una porción significativa de los casos de fraudes en las empresas tiene estrecha relación con la ausencia de políticas de abastecimiento o deficiencias en ellas. La prevalencia de una normativa clara con protocolos establecidos, previamente definidos entre las áreas de adquisiciones, la alta gerencia y el gobierno corporativo, conduce a una mayor trazabilidad y transparencia en cada eslabón de la cadena de suministros. Este nivel de control asegura el cumplimiento de las reglas internas durante la solicitud de compra, su aprobación, cotización, compra, recepción y pago (Compliance).

Al adoptar soluciones tecnológicas para este propósito, se construye un potente blindaje contra fraudes, al generarse un registro integral de las transacciones de cada usuario, desde la solicitud del pedido hasta el pago del producto o servicio.  Dicho historial es 100% auditable, de fácil y rápido acceso, y primordial para detectar operaciones sospechosas.

Una política de compras coherente con el más exigente nivel de visibilidad deviene en la creación de un cortafuego efectivo ante delitos como los de colusión, que en la contingencia han remecido a la libre competencia y a la protección del consumidor. La incorporación de tecnología para dar cumplimiento a dicha política, en definitiva, sigue ganando protagonismo como un pilar ineludible y un aliado estratégico para la empresa.

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